🛡️ Gestion des Équipes & Confidentialité
Organisez vos équipes et contrôlez l'accès aux données.
Exahia vous permet d'organiser vos collaborateurs par groupes et de contrôler précisément qui accède à quelles informations.
Pourquoi créer des groupes ?
Les groupes permettent de segmenter vos équipes selon leurs besoins métiers :
| Groupe | Exemple de ressources accessibles |
|---|---|
| Marketing | Études de marché, briefs campagnes |
| Tech | Documentation technique, spécifications |
| RH | Contrats, politiques internes, grilles salariales |
| Direction | Plans stratégiques, données financières |
L'avantage sécurité
Grâce aux groupes, vous pouvez partager des ressources de manière ciblée.
Exemple : La Base de connaissances « Grille des salaires 2024 » n'est visible que par les groupes « RH » et « Direction ». Les autres collaborateurs ne la voient pas.
Logique de permissions (Additive)
Important : Les permissions dans Exahia sont additives. Si un utilisateur est dans plusieurs groupes, il reçoit la somme de toutes les permissions. Il n'existe pas de permission « Deny ».
Exemple :
- Groupe A : Recherche Web activé
- Groupe B : Recherche Web désactivé
- Utilisateur dans A et B → Recherche Web activé (additive)
Contrôle d'accès aux Bases de connaissances
C'est le point critique pour la sécurité interne.
Comment restreindre une Base de connaissances Ă un groupe ?
- Ouvrez Espace de travail > Connaissances
- SĂ©lectionnez la Base de connaissances Ă restreindre
- Dans Contrôle d'accès, choisissez Privé ou Restreint
- Sélectionnez les groupes autorisés (Lecture ou Écriture)
Point clé : Par défaut, une Base de connaissances peut être visible par tous. Pensez à configurer les restrictions dès la création.
Exemple pratique
| Base de connaissances | Accès |
|---|---|
#Procédures_Générales | Tous les utilisateurs |
#Contrats_Fournisseurs | Groupe « Achats » uniquement (Lecture) |
#Données_Financières | Groupe « Direction » uniquement (Lecture + Écriture) |
Créer et gérer les groupes
Accédez à la gestion des groupes via Panneau d'administration > Groupes.
Inviter un utilisateur
L'administrateur crée le compte directement avec email + mot de passe temporaire, puis assigne l'utilisateur à un ou plusieurs groupes.
Permissions par groupe
Voici les principales catégories de permissions que vous pouvez configurer pour chaque groupe :
Permissions Espace de travail
Contrôlent l'accès aux espaces de création et de gestion des ressources.
| Permission | Description |
|---|---|
| Accès aux modèles | Créer/modifier des modèles personnalisés |
| Accès aux connaissances | Gérer les Bases de connaissances |
| Accès aux prompts | Créer/gérer les prompts système |
| Accès aux outils | Gérer les fonctions et outils |
| Import/Export | Importer ou exporter des ressources (modèles, prompts, outils) |
Permissions de partage
ContrĂ´lent ce que les utilisateurs peuvent partager avec d'autres.
| Permission | Description |
|---|---|
| Partage de modèles | Partager des modèles avec d'autres utilisateurs |
| Partage de Connaissances | Partager des Bases de connaissances |
| Partage public | Rendre des ressources accessibles Ă tous |
Permissions de conversation
Contrôlent les fonctionnalités disponibles dans le chat.
| Permission | Description | Recommandation |
|---|---|---|
| Téléversement de fichiers | Uploader des documents dans le chat | ✅ Activer pour la plupart |
| Partage de conversation | Partager un échange avec un collègue | Selon politique interne |
| Suppression de conversation | Supprimer ses propres conversations | ✅ Généralement activé |
| Modification de messages | Modifier les messages envoyés | ✅ Généralement activé |
| Régénération de réponse | Demander une nouvelle réponse de l'IA | ✅ Recommandé |
| Export de conversation | Exporter l'historique des Ă©changes | Selon politique interne |
Permissions fonctionnalités
Contrôlent l'accès aux fonctionnalités avancées.
| Permission | Description | Recommandation |
|---|---|---|
| Recherche Web | Requêtes internet | ⚠️ Désactiver pour données sensibles |
| Génération d'images | Créer des images avec l'IA | Selon besoins |
| Interpréteur de code | Exécuter du code Python | 🔒 Réserver aux techniques |
| Clés API | Générer des tokens d'accès API | 🔒 Réserver aux admins/devs |
| Notes | Accès aux notes personnelles | ✅ Généralement activé |
| MĂ©morisation | Contexte persistant utilisateur | Selon politique |
Bonne pratique : Commencez par des permissions minimales (principe de moindre privilège), puis accordez des droits supplémentaires via des groupes spécifiques.
Pour une configuration détaillée, consultez Panneau d'administration > Paramètres > Utilisateurs > Permissions.